Audyt
Audyt wewnętrzny, bez względu na otoczenie kulturowe czy prawne działania organizacji, jej rozmiar i cele, jest procesem, który ma zapewnić dodawanie wartości tej organizacji. Realizowany na bieżąco w różnych obszarach działalności proces polega na świadczeniu usług zapewniających i doradczych. Czynności wykonywane podczas audytu pozwalają na monitoring zagrożeń, które nie są łatwe do identyfikacji bez narzędzi, jakimi dysponuje audytor wewnętrzny. Audyt wewnętrzny nie jest tylko elementem zarządzania organizacją, stanowi także obowiązkowy element w strukturach jednostek zainteresowania publicznego oraz sfery finansów publicznych.
Możliwość współpracy z audytorem wewnętrznym warto rozpatrzyć na każdym etapie działania jednostki. Może on zapobiec powstawaniu nieprawidłowości w sferze organizacyjnej czy finansowej na początku istnienia firmy lub zidentyfikować i zaproponować sposób naprawienia już istniejących błędów.
Zgodnie z definicją prezentowaną w literaturze audyt wewnętrzny jest niezależną, obiektywnie zapewniającą (assurance) i doradczą działalnością (consulting), której celem jest dodawanie wartości i ulepszanie operacji danej organizacji. Pomaga on organizacji w osiąganiu jej celów poprzez wprowadzenie systematycznego, zdyscyplinowanego podejścia do oceny i udoskonalenia efektywności procesów zarządzania ryzykiem, kontroli (tzw. systemu kontroli wewnętrznej) i governance (procesów nadzoru) (na podstawie E.J. Saunders, 2003, s. 47). Powyższa definicja zaczerpnięta jest z Międzynarodowych Standardów Praktyki Zawodowej Audytu Wewnętrznego. Można ją znaleźć na stronie internetowej Stowarzyszenia Audytorów Wewnętrznych IIA Polska.
Audyt wewnętrzny ma zatem dostarczyć obiektywnego zapewnienia, że wyniki ze zweryfikowanych obszarów są zgodne z rzeczywistością. Oprócz obiektywnego zapewnienia audyt wewnętrzny ma także służyć doradztwem. Dopiero oba te zadania mogą przynieść jednostce „wartość dodaną”. Audyt wewnętrzny powinien zatem wspierać organizację w osiąganiu realizowanych przez nią celów poprzez systematyczne i zdyscyplinowane podejście do oceny i doskonalenia skuteczności procesów zarządzania ryzykiem, kontroli wewnętrznej i ładu korporacyjnego. W ramach swoich głównych obowiązków odpowiada on za dokonywanie oceny adekwatności, efektywności i skuteczności systemów kontroli wewnętrznej i zarządzania ryzykiem.
Audyt wewnętrzny realizuje swoje zadania na podstawie przeprowadzonej analizy ryzyka, dlatego nie wszystkie obszary funkcjonowania organizacji zostają nim objęte. Szczególnie monitorowane powinny być te obszary, które wykazują największe ryzyko wystąpienia zdarzeń mających negatywny wpływ na organizację. Rozkład ryzyka i podatność organizacji na różne jego rodzaje wymaga od audytora ciągłego monitorowania oraz wiedzy i umiejętności umożliwiających wspomaganie zarządzania jednostką w zakresie wszystkich zagadnień związanych z jej funkcjonowaniem.
Audyt wewnętrzny skupia się na całej organizacji i obejmuje wszelkie obszary działalności. Brak udziału audytora w działalności operacyjnej oraz jego funkcjonalna niezależność umożliwiają wykrywanie nieprawidłowości we wszystkich strukturach jednostki.
Zadaniem audytora jest nie tylko identyfikacja nieprawidłowości w strukturach czy procesach realizowanych przez organizację. Kolejną czynnością powinno być dostarczenie zarządowi proponowanych rozwiązań w tym zakresie – z zachowaniem bezstronności wobec osób – skoncentrowanych na poprawie jakości zarządzania i usprawnieniu procesów zarządzania ryzykiem.
Audyt może przynieść jednostce korzyści poprzez:
- wspomaganie kierownika jednostki oraz jej organów nadzorczych w sprostaniu zewnętrznym wymaganiom i regulacjom,
- usprawnienie procesu komunikacji pomiędzy działami/komórkami jednostki zaangażowanymi we wspomaganie realizacji strategicznych celów podmiotu itd.
Ogólnie sformułowane zadania audytu wewnętrznego w praktyce sprowadzają się do bardzo szczegółowych ustaleń. Podczas audytu wewnętrznego mogą zostać wykryte np.:
- straty związane z niewłaściwie prowadzonymi lub błędnymi wewnętrznymi procesami, systemami bądź zdarzeniami zewnętrznymi,
- niewłaściwe gospodarowanie aktywami trwałymi jednostki – straty w majątku,
- brak odpowiedniego zabezpieczenia majątku jednostki przed czynnikami zewnętrznymi,
- niewłaściwe gospodarowanie zapasami – zakup złej jakości lub nieodpowiednich materiałów/towarów, zbyt wysokie ceny za kupione materiały/towary,
- niewłaściwe projektowanie procesu – powodujące straty na produkcji, spowodowane np. brakiem monitorowania systemów kontrolnych,
- nieodpowiednie zachowanie się lub słabe zasoby ludzkie, np. w zakresie praktyki kierownictwa, kwalifikacji siły roboczej,
- niewłaściwe decyzje podejmowane w sprawie zasobów ludzkich – niskie płace, zatrudnianie niewykwalifikowanych pracowników itp.,
- oszustwa lub kradzieże wewnętrzne i zewnętrzne.
Jednostki zobowiązane do prowadzenia audytu wewnętrznego
Ustawa o finansach publicznych wymienia wprost jednostki zobowiązane do prowadzenia audytu wewnętrznego. Są to m.in.: Kancelaria Prezesa Rady Ministrów, ministerstwa, urzędy wojewódzkie, izby celne, izby skarbowe, ZUS, KRUS, NFZ, państwowe jednostki budżetowe, uczelnie publiczne, samodzielne publiczne ZOZ, jednostki samorządu terytorialnego i sektora finansów publicznych (z pewnymi założeniami).
Wymienione jednostki mają obowiązek prowadzenia audytu wewnętrznego. Kierownicy innych jednostek samodzielnie podejmują decyzję o tym, czy zamierzają skorzystać ze wsparcia w zarządzaniu jednostką w postaci audytu wewnętrznego.
Audyt wewnętrzny w jednostkach wskazanych w ustawie o finansach publicznych może być prowadzony przez audytora wewnętrznego zatrudnionego w jednostce albo – przy zachowaniu określonych warunków – przez zewnętrznego usługodawcę, którym może być:
- osoba fizyczna, spełniająca warunki wymienione w ustawie, np. posiadająca określone certyfikaty kwalifikacji, w tym także biegły rewident,
- spółka cywilna, spółka jawna, spółka partnerska, spółka komandytowa, spółka komandytowo-akcyjna lub osoba prawna, która zatrudnia do prowadzenia audytu wewnętrznego w jednostce osoby z odpowiednimi uprawnieniami.
Ustawa o finansach publicznych reguluje także funkcjonowanie instytucji komitetu audytu, którego powołanie leży w kompetencji ministra. Celem komitetu audytu jest doradztwo świadczone na rzecz ministra w zakresie zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej oraz skutecznego audytu wewnętrznego, realizowane między innymi poprzez:
- sygnalizowanie istotnych ryzyk,
- sygnalizowanie istotnych słabości kontroli zarządczej oraz proponowanie jej usprawnień,
- wyznaczanie priorytetów do rocznych i strategicznych planów audytu wewnętrznego,
- przegląd istotnych wyników audytu wewnętrznego oraz monitorowanie ich wdrożenia,
- przegląd sprawozdań z wykonania planu audytu wewnętrznego oraz z oceny kontroli zarządczej,
- monitorowanie efektywności pracy audytu wewnętrznego, w tym przeglądanie wyników wewnętrznych i zewnętrznych ocen pracy audytu wewnętrznego.
